Hot Desking Là Gì? Tiện Ích, Lợi Ích & Hạn Chế Của Chỗ Ngồi Linh Hoạt

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên làm việc linh hoạt, hybrid và tối ưu chi phí mặt bằng, hot desking đang trở thành mô hình được nhiều startup, SMEs và doanh nghiệp dịch vụ tại Việt Nam quan tâm.

Bài viết này giúp bạn hiểu hot desking là gì, cách mô hình này vận hành trong thực tế, các lợi ích – hạn chế, ai nên sử dụng và kinh nghiệm thuê hot desking hiệu quả để tránh lãng phí chi phí.

Hot desking là gì?

Hot desking là mô hình làm việc trong đó nhân sự không có chỗ ngồi cố định. Khi đến văn phòng, mỗi người sẽ chọn hoặc đặt trước một bàn trống để làm việc trong ngày, thay vì sử dụng một bàn riêng lâu dài.

Tùy từng doanh nghiệp hoặc coworking space, hot desking có thể vận hành theo nhiều cách:

• Đến trước, chọn chỗ trống và làm việc trong ngày
• Đặt chỗ trước qua hệ thống, ứng dụng hoặc form nội bộ
• Sử dụng theo ngày, theo buổi hoặc theo lịch onsite luân phiên

Cuối ngày, người dùng thu dọn đồ cá nhân và trả lại bàn để người khác tiếp tục sử dụng vào ngày kế tiếp.

Xem thêm: dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc tại A Space Office

Tiện ích khi thuê Hot desking

Khi thuê hot desking, bạn không chỉ trả phí cho một chỗ ngồi, mà đang sử dụng hệ tiện ích chung trong không gian coworking, đủ để vào làm việc ngay mà không cần setup ban đầu.

Hạ tầng làm việc sẵn sàng sử dụng

Người thuê hot desking thường được cung cấp đầy đủ:

• Bàn ghế tiêu chuẩn văn phòng, đảm bảo tư thế làm việc lâu dài
• Ổ cắm điện, cổng sạc USB, một số khu vực có sẵn cổng mạng LAN
• Internet tốc độ cao, ổn định (WiFi hoặc LAN)
• Máy in, máy scan, photocopy dùng chung theo khu vực

Tủ đồ cá nhân linh hoạt

Do không có bàn cố định, nhiều coworking space cung cấp locker cá nhân có khóa để cất laptop, tài liệu và vật dụng cá nhân. Locker có thể dùng theo ngày hoặc theo gói dài hạn, giúp giảm việc mang vác mỗi lần đi làm.

Phòng họp và không gian làm việc riêng

Hot desking vẫn cho phép bạn sử dụng các không gian riêng khi cần:

• Phòng họp từ nhỏ đến lớn, đặt theo giờ hoặc theo nhu cầu
• Phone booth dành cho cuộc gọi Zoom, Teams hoặc trao đổi riêng tư
• Khu vực làm việc yên tĩnh (quiet zone) cho người cần tập trung cao

Pantry và khu vực sinh hoạt chung

Các tiện ích hỗ trợ nhịp làm việc thoải mái cả ngày gồm:

• Cà phê, trà, nước lọc miễn phí
• Tủ lạnh, lò vi sóng, chén bát dùng chung
• Khu vực nghỉ ngơi, ăn nhẹ giữa giờ

Hỗ trợ công nghệ và quản lý chỗ ngồi

Nhiều coworking space hiện nay tích hợp hệ thống công nghệ giúp người dùng thuận tiện hơn trong quá trình sử dụng:

• Phần mềm hoặc ứng dụng đặt chỗ, xem sơ đồ chỗ ngồi
• Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ xử lý sự cố mạng, thiết bị khi cần

Không gian cộng đồng và kết nối

Một trong những điểm mạnh của mô hình hot desking là môi trường làm việc mở, khuyến khích kết nối:

• Khu vực giao lưu, networking giữa các cá nhân và đội nhóm
• Workshop, sự kiện chia sẻ được tổ chức định kỳ
• Thiết kế không gian hiện đại, sáng tạo, tạo cảm hứng làm việc

Tùy gói dịch vụ, bạn còn có thể được hỗ trợ lễ tân, nhận thư tín hoặc sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu đủ điều kiện pháp lý.

Tham khảo dịch vụ văn phòng chia sẻ TPHCM chi phí chỉ từ 2.000.000 VNd/tháng với tiện ích đầy đủ, hạ tầng sẵn sàng.

Lợi ích của hot desking

Mô hình này còn mang lại nhiều lợi ích rõ ràng cho cả doanh nghiệp và người lao động trong bối cảnh làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí vận hành: Giảm nhu cầu bố trí bàn làm việc cố định cho từng nhân sự, từ đó cắt giảm diện tích thuê, chi phí nội thất, điện nước và vận hành hàng tháng.
• Tối ưu hiệu suất sử dụng không gian: Phù hợp với mô hình làm việc hybrid hoặc làm việc từ xa, hạn chế tình trạng bàn trống nhưng vẫn phải trả chi phí thuê.
• Linh hoạt trong quản lý và mở rộng nhân sự: Dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi theo từng giai đoạn phát triển mà không cần thay đổi mặt bằng hay tái đầu tư.
• Tăng giao tiếp nội bộ và thúc đẩy sáng tạo: Việc thay đổi vị trí làm việc thường xuyên giúp nhân viên kết nối nhiều hơn giữa các bộ phận, hỗ trợ trao đổi ý tưởng và làm việc nhóm.

Lợi ích đối với nhân viên và cá nhân sử dụng

• Chủ động lựa chọn môi trường làm việc: Có thể chọn khu vực yên tĩnh, vị trí gần cửa sổ hoặc khu vực trao đổi linh hoạt tùy theo nhu cầu từng ngày.
• Tiết kiệm chi phí cá nhân: Chi phí thuê chỗ ngồi hot desking thấp hơn nhiều so với thuê văn phòng riêng, phù hợp freelancer, startup và nhóm dự án ngắn hạn.
• Mở rộng cơ hội kết nối và networking: Làm việc chung không gian với nhiều ngành nghề giúp tăng cơ hội học hỏi, hợp tác và phát triển mối quan hệ.
• Linh hoạt về thời gian và hình thức thuê: Có thể sử dụng theo giờ, theo ngày hoặc theo tháng, không bị ràng buộc hợp đồng dài hạn.

Tùy nhu cầu sử dụng, bạn có thể bắt đầu từ hot desking hoặc tham khảo thêm các mô hình thuê coworking space để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho giai đoạn hiện tại.

Hạn chế của hot desking và cách khắc phục

Hot desking mạnh về tính linh hoạt và tối ưu chi phí, nhưng để dùng hiệu quả bạn cần hiểu rõ các điểm hạn chế thường gặp và cách xử lý phù hợp. Dưới đây là các vấn đề phổ biến theo đúng trải nghiệm thực tế.

Thiếu ổn định, khó giữ nhịp làm việc

Vì không có bàn cố định, bạn có thể phải đổi vị trí mỗi ngày. Điều này dễ làm mất cảm giác quen thuộc, đặc biệt với người cần một góc làm việc ổn định để tập trung.

Cách khắc phục:

• Chọn khung giờ đến sớm để có vị trí phù hợp hơn
• Ưu tiên khu yên tĩnh hoặc khu ít người qua lại
• Nếu bạn đi làm gần như mỗi ngày, cân nhắc chuyển sang bàn cố định để giữ nhịp lâu dài

Mất thời gian setup, khó để lại đồ dùng

Hot desking khiến bạn phải mang theo laptop, sạc, tài liệu, đôi khi bất tiện nếu bạn dùng thêm màn hình, bàn phím, chuột hoặc có nhiều giấy tờ.

Cách khắc phục:

• Chuẩn bị các thiết bị thật gọn, dùng túi riêng cho đồ làm việc
• Ưu tiên gói có locker để cất đồ, giảm việc mang vác
• Chuẩn hóa setup cá nhân: sạc, hub, tai nghe, chuột để thao tác nhanh

Dễ gặp tình trạng hết chỗ giờ cao điểm

Vào những khung giờ phổ biến, không gian có thể đông, vị trí đẹp nhanh hết. Nếu bạn đến muộn, khả năng phải ngồi khu kém phù hợp sẽ cao hơn.

Cách khắc phục:

• Đặt chỗ trước nếu không gian có hỗ trợ booking
• Tránh giờ cao điểm bằng cách đổi khung giờ làm việc
• Với team đông, nên chọn gói theo tháng hoặc hỏi chính sách giữ chỗ theo nhóm

Ồn ào, khó tập trung hoặc khó họp online

Không gian mở dễ có tiếng ồn, người qua lại, tiếng nói chuyện. Điều này ảnh hưởng mạnh nếu bạn cần deep work hoặc họp online nhiều.

Cách khắc phục:

• Chọn khu yên tĩnh, tránh khu pantry và lối đi
• Dùng tai nghe chống ồn, ưu tiên call trong phone booth hoặc phòng họp
• Lên lịch họp vào giờ ít đông để chất lượng cuộc gọi ổn định hơn

Giảm riêng tư, rủi ro lộ thông tin

Vì làm việc ở khu vực chung, việc nhìn thấy màn hình, nghe cuộc gọi hoặc tài liệu đặt trên bàn có thể tạo rủi ro cho công việc cần bảo mật.

Cách khắc phục:

• Dùng kính/miếng che màn hình, khóa máy khi rời chỗ
• Tránh thảo luận thông tin nhạy cảm ở khu vực chung
• Nếu công việc yêu cầu bảo mật cao, ưu tiên văn phòng riêng

Khó tạo cảm giác gắn kết cho đội nhóm

Với team cần ngồi cùng nhau để phối hợp nhanh, việc ai đến trước ngồi trước có thể làm nhóm bị tách vị trí, khó trao đổi.

Cách khắc phục:

• Thống nhất lịch đi làm chung và đến cùng giờ
• Hỏi chính sách đặt chỗ theo nhóm hoặc khu ưu tiên
• Nếu nhu cầu phối hợp cao, cân nhắc dedicated desk cho vài vị trí chủ chốt

Ai phù hợp với hot desking?

Hot desking phù hợp nhất khi lịch làm việc không cố định, tần suất lên văn phòng thay đổi theo tuần hoặc theo dự án.

• Freelancer và người làm việc linh hoạt: Phù hợp khi chỉ cần lên văn phòng vài buổi mỗi tuần. Hot desking giúp tối ưu chi phí vì không phải duy trì bàn cố định, chỉ cần chỗ ngồi ổn định, wifi tốt và tiện ích cơ bản là có thể làm việc ngay.
• Nhân sự sales, tư vấn, người thường xuyên gặp khách: Nhóm này di chuyển nhiều, làm việc theo lịch hẹn. Hot desking cung cấp điểm làm việc chuyên nghiệp để xử lý công việc giữa các cuộc hẹn, linh hoạt chọn ngày lên văn phòng theo lịch gặp khách.
• Team dự án ngắn hạn, nhóm chạy chiến dịch: Với dự án từ 1 đến 3 tháng, số lượng chỗ ngồi thường thay đổi theo tiến độ. Hot desking giúp nhóm bắt đầu nhanh, dễ tăng giảm số chỗ theo từng giai đoạn mà không bị ràng buộc hợp đồng dài.
• Doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc hybrid: Khi nhân sự không lên văn phòng mỗi ngày, hot desking giúp phân bổ chỗ ngồi theo tỷ lệ sử dụng thực tế, giảm bàn trống, tối ưu diện tích và vẫn đảm bảo có không gian làm việc khi cần họp hoặc gặp khách.

Ngược lại, hot desking kém phù hợp với người cần deep work mỗi ngày, sử dụng nhiều thiết bị cố định hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm.

Nếu bạn thường xuyên gặp khách hàng, đối tác tại khu trung tâm, hot desking trong các văn phòng chia sẻ Quận 1 giúp duy trì hình ảnh chuyên nghiệp mà không cần thuê văn phòng riêng.

Tham khảo thêm: văn phòng chia sẻ Quận 2, văn phòng chia sẻ Quận 7

Kinh nghiệm thuê hot desking hiệu quả

Để thuê hot desking đúng nhu cầu và tránh phát sinh chi phí không cần thiết, bạn nên cân nhắc kỹ cách sử dụng thực tế thay vì chỉ nhìn vào giá thuê. Dưới đây là những kinh nghiệm quan trọng giúp bạn lựa chọn chỗ ngồi hot desking hiệu quả hơn.

• Xác định đúng tần suất sử dụng: Trước khi thuê, hãy xác định bạn lên văn phòng bao nhiêu ngày mỗi tuần. Nếu sử dụng không thường xuyên, gói theo ngày sẽ tiết kiệm hơn. Nếu lên đều, gói tháng giúp ổn định chi phí.
• Ưu tiên internet và hạ tầng cơ bản: Hot desking chỉ hiệu quả khi wifi ổn định, đủ ổ cắm và không gian ngồi thoải mái. Bạn nên kiểm tra thực tế thay vì chỉ nghe mô tả.
• Khảo sát không gian vào giờ cao điểm: Nên đến xem chỗ ngồi trong khung giờ đông người để đánh giá độ ồn và khả năng tập trung. Một không gian quá đông nhưng thiếu khu yên tĩnh sẽ khó làm việc lâu dài.
• Hỏi rõ quyền dùng phòng họp và khu riêng: Phòng họp, phone booth thường tính phí riêng hoặc giới hạn số giờ. Việc nắm rõ chính sách giúp bạn tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Quan tâm đến tủ đồ cá nhân: Locker giúp bạn không phải mang theo laptop và tài liệu mỗi ngày. Đây là yếu tố nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến trải nghiệm sử dụng lâu dài.
• So sánh tổng chi phí thực trả: Đừng chỉ nhìn giá niêm yết. Hãy hỏi rõ các khoản như gửi xe, in ấn, phòng họp để so sánh chính xác với bàn cố định hoặc mô hình khác.
• Chọn vị trí thuận tiện di chuyển: Vị trí phù hợp giúp bạn duy trì thói quen lên văn phòng đều đặn. Nếu thường gặp khách, ưu tiên khu vực trung tâm hoặc dễ kết nối giữa các quận.
• Đánh giá cách vận hành và cộng đồng sử dụng: Một đội ngũ hỗ trợ chủ động, quy định rõ ràng và cộng đồng sử dụng văn minh sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và thoải mái hơn trong dài hạn.

Hot desking là mô hình chỗ ngồi linh hoạt phù hợp xu hướng làm việc hiện đại, đặc biệt khi lịch làm việc không cố định, đội ngũ di chuyển nhiều, nhu cầu tăng giảm theo giai đoạn. Triển khai đúng cách, hot desking giúp tối ưu chi phí, tối ưu mặt bằng, tăng cơ hội kết nối.

Nếu bạn đang cần chỗ ngồi linh hoạt trong coworking để vào làm ngay hãy liên hệ hotline 0987260333 để nhận tư vấn chi tiết.

Câu hỏi thường gặp

Hot desking có khác coworking space không?

Hot desking là một hình thức sử dụng trong coworking space, tập trung vào chỗ ngồi linh hoạt, không cố định. Coworking space là khái niệm rộng hơn, bao gồm hot desking, bàn cố định, phòng riêng, phòng họp và các tiện ích chung khác.

Hot desking có được dùng địa chỉ đăng ký kinh doanh không?

Không phải mọi gói hot desking đều được phép dùng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Việc này phụ thuộc vào pháp lý của từng coworking space và gói dịch vụ cụ thể. Bạn cần hỏi rõ trước khi thuê nếu có nhu cầu đăng ký kinh doanh.

Thuê hot desking theo tháng có rẻ hơn thuê theo ngày không?

Nếu bạn lên văn phòng thường xuyên, gói theo tháng thường có chi phí trung bình trên mỗi ngày thấp hơn. Gói theo ngày hoặc theo giờ phù hợp hơn khi tần suất sử dụng không đều.

Hot desking có đảm bảo chỗ ngồi khi đến làm việc không?

Điều này phụ thuộc vào chính sách vận hành. Một số nơi áp dụng nguyên tắc đến trước ngồi trước, số khác cho phép đặt chỗ trước qua hệ thống. Nếu bạn làm việc giờ cao điểm, nên ưu tiên không gian có hỗ trợ booking.

Khi nào nên chuyển từ hot desking sang bàn cố định?

Bạn nên cân nhắc chuyển sang bàn cố định khi tần suất lên văn phòng tăng cao, chi phí hot desking không còn tối ưu, hoặc công việc yêu cầu sự ổn định, bảo mật và setup thiết bị lâu dài.