[Download Ngay] Mẫu Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Ảo Chi Tiết

Trong quá trình sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh, hợp đồng thuê văn phòng ảo chính là tài liệu quan trọng nhất giúp doanh nghiệp bảo đảm tính pháp lý và quyền lợi khi sử dụng dịch vụ. Bài viết này sẽ giải thích hợp đồng thuê văn phòng ảo là gì, giá trị pháp lý của hợp đồng, những điều khoản quan trọng cần có, các lưu ý khi ký kết, đồng thời cung cấp mẫu hợp đồng mới nhất để bạn dễ dàng tham khảo và áp dụng.

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là gì

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản pháp lý xác lập thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và doanh nghiệp thuê. Hợp đồng ghi rõ quyền sử dụng địa chỉ đăng ký kinh doanh, đặt bảng tên, nhận thư từ và các tiện ích đi kèm như phòng họp hoặc lễ tân, tùy theo gói dịch vụ

Một hợp đồng chuẩn thường bao gồm: địa chỉ cung cấp dịch vụ, phạm vi tiện ích, thời hạn thuê, chi phí, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ hai bên, điều khoản chấm dứt và quy định xử lý tranh chấp. Hợp đồng đóng vai trò bảo đảm tính pháp lý, hạn chế rủi ro và giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ minh bạch, đúng quy định.

Xem thêm: Văn phòng ảo là gì? Ưu và nhược điểm khi thuê

Tính pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng ảo

Hợp đồng thuê văn phòng ảo được xem là hợp đồng dịch vụ dân sự/thương mại, vì vậy hoàn toàn hợp pháp nếu được lập trên cơ sở tự nguyện, đúng quy định và có đầy đủ chữ ký của hai bên. Dù pháp luật chưa có văn bản riêng điều chỉnh “hợp đồng văn phòng ảo”, các bên vẫn sử dụng mẫu hợp đồng thuê văn phòng thông thường và điều chỉnh điều khoản để phù hợp với dịch vụ.

Về tính hợp pháp của văn phòng ảo, pháp luật hiện hành vẫn chấp nhận mô hình này. Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trụ sở doanh nghiệp chỉ cần có địa chỉ xác định theo đơn vị hành chính, kèm thông tin liên hệ như số điện thoại hoặc email, không yêu cầu diện tích tối thiểu hay bắt buộc doanh nghiệp phải “ngồi làm việc” tại trụ sở

Bên cạnh đó, luật cũng không cấm nhiều doanh nghiệp dùng chung một địa chỉ, đồng thời cho phép doanh nghiệp đặt nhiều chi nhánh và văn phòng đại diện. Xem chi tiết: văn phòng ảo có hợp pháp không?

Như vậy, khi doanh nghiệp ký hợp đồng thuê văn phòng ảo với đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, hợp đồng này chính là căn cứ để chứng minh quyền sử dụng địa chỉ hợp lệ, phục vụ cho đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và giao dịch với đối tác.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp luật khác như thuế, kê khai, báo cáo… tương tự doanh nghiệp sử dụng văn phòng truyền thống.

>>> Đừng bỏ lỡ: Văn phòng ảo có hợp pháp không? Có nên thuê không?

Tải mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo mới nhất 2025

Dưới đây là mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo mới nhất, được biên soạn dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và thực tế vận hành dịch vụ. Doanh nghiệp có thể tải về để tham khảo hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu sử dụng.

Tải xuống mẫu TẠI ĐÂY.

Doanh nghiệp nên rà soát lại các thông tin quan trọng như địa chỉ cung cấp, hạn mức phòng họp, phí phát sinh, thời hạn thanh toán và điều khoản chấm dứt để tránh tranh chấp về sau.

 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
 ——————***——————
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO
Số: ……/HĐ-VO/2025

Căn cứ

Bộ luật Dân sự 2015;

Luật Thương mại 2005;

Luật Doanh nghiệp 2020;

Nhu cầu và thỏa thuận giữa hai bên.

Hôm nay, ngày … tháng … năm … tại …………………………, chúng tôi gồm:

1. THÔNG TIN CÁC BÊN

1.1. BÊN A (Bên cho thuê dịch vụ văn phòng ảo)

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………………………………………………………..

Đại diện: Ông/Bà ………………………………………………………………………………………………………….

Chức vụ: ………………………………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở: ………………………………………………………………………………………………………………..

CCCD/CMND: …………………………………………………. Ngày cấp: ………… Nơi cấp: …………..

Số điện thoại: ………………………………………… Email: ……………………………………………………….

Mã số thuế: …………………………………………………………………………………………………………………….

1.2. BÊN B (Bên thuê văn phòng ảo)

Tên doanh nghiệp/cá nhân: …………………………………………………………………………………….

Đại diện: Ông/Bà ……………………………………………………………………………………………………….

Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở: ……………………………………………………………………………………………………………….

CCCD/CMND: …………………………………………………. Ngày cấp: ………… Nơi cấp: ………….

Số điện thoại: ………………………………………… Email: ……………………………………………………….

Mã số thuế (nếu có): ……………………………………………………………………………………………………

Hai bên thống nhất ký hợp đồng thuê với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ CUNG CẤP

1.1 Địa chỉ cung cấp dịch vụ:

Doanh nghiệp B được sử dụng địa chỉ: ………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………… làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, địa chỉ giao dịch và tiếp nhận thư từ.

1.2 Mục đích sử dụng:

• Đăng ký trụ sở doanh nghiệp.
• Nhận thư từ, công văn, bưu phẩm.
• Sử dụng phòng họp/khu vực tiếp khách theo gói dịch vụ.

1.3 Dịch vụ đi kèm:

• Lễ tân tiếp nhận & thông báo thư từ.
• Treo bảng tên công ty tại tòa nhà.
• Sử dụng phòng họp theo số giờ/thỏa thuận.
• Tiện ích văn phòng: wifi, trà nước, in ấn (nếu có).

1.4 Chi phí phát sinh:

Tính theo nhu cầu sử dụng thực tế của Bên B:

Phí chuyển tiếp thư: …………………………………………………

Phí phòng họp vượt giờ: …………………………………………..

Phí in ấn, photocopy: ………………………………………………

ĐIỀU 2. THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

Thời hạn thuê: …… tháng, từ ngày …../…./…… đến ngày …../…./……

Hai bên có thể gia hạn hợp đồng, Bên B báo trước tối thiểu 30 ngày.

Nếu đơn phương chấm dứt trái thỏa thuận, bên vi phạm phải bồi thường theo khoản đặt cọc.

ĐIỀU 3. GIÁ THUÊ – ĐẶT CỌC – THANH TOÁN

3.1 Giá thuê:

Giá thuê: ………………………………………………………………………………………….

Bao gồm: địa chỉ đăng ký kinh doanh, lễ tân, nhận thư, biển tên, phòng họp theo gói.

Tổng tiền: …………………………………………………………………………………………

Bằng chữ: ………………………………………………………………………………………….

3.2 Đặt cọc:

Bên B đặt cọc: ………………………………………. tương đương …… tháng tiền thuê.

Bên A hoàn trả cọc trong vòng …… ngày sau khi hợp đồng kết thúc và Bên B hoàn tất nghĩa vụ.

3.3 Phương thức thanh toán:

Tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản:

Tên tài khoản: ………………………………………………………………………

Số tài khoản: …………………………………………………………………………

Ngân hàng: …………………………………………………………………………….

Chi nhánh: ………………………………………………………………………………

3.4 Chậm thanh toán:

Quá hạn thanh toán …… ngày, Bên B chịu phí phạt hoặc tạm dừng dịch vụ theo quy định của Bên A.

ĐIỀU 4. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

• Cung cấp đầy đủ dịch vụ đúng hợp đồng.
• Thông báo kịp thời cho Bên B khi có thư từ, bưu kiện.
• Bảo quản tài sản, cơ sở vật chất khu vực chung.
• Thu phí đúng hợp đồng và đúng thời hạn.
• Không chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của Bên B.

ĐIỀU 5. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

• Sử dụng đúng mục đích đã thỏa thuận.
• Thanh toán đúng hạn toàn bộ chi phí.
• Tuân thủ nội quy tòa nhà và quy định sử dụng dịch vụ.
• Đặt lịch phòng họp trước … ngày.
• Không dùng địa chỉ cho mục đích trái pháp luật.
• Bồi thường nếu gây hư hỏng tài sản hoặc ảnh hưởng hoạt động của Bên A.

ĐIỀU 6. PHẠT VI PHẠM VÀ BỒI THƯỜNG

Mức phạt vi phạm: ………………………………………………………………

Nếu gây thiệt hại, bên vi phạm phải bồi thường toàn bộ thiệt hại phát sinh.

ĐIỀU 7. CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Hợp đồng chấm dứt khi:

• Hết thời hạn thuê.
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt.
• Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ.
• Trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật.
• Sau khi chấm dứt, hai bên tiến hành thanh lý, tháo bảng tên (nếu có) và hoàn trả tiền cọc theo thỏa thuận.

ĐIỀU 8. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Ưu tiên thương lượng, hòa giải.

Nếu không đạt, tranh chấp được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.

ĐIỀU 9. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký.

Lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, giá trị pháp lý như nhau.

Các phụ lục (nếu có) là một phần không tách rời của hợp đồng.

………, ngày …… tháng …… năm ……

ĐẠI DIỆN CÁC BÊN KÝ TÊN

BÊN A

(Ký tên – đóng dấu

BÊN B

(Ký tên – đóng dấu)

Các điều khoản quan trọng cần có trong hợp đồng thuê văn phòng ảo

Dưới đây là những điều khoản bắt buộc phải có trong một hợp đồng thuê văn phòng ảo để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi của doanh nghiệp:

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Hợp đồng cần ghi đầy đủ thông tin của Bên cho thuê và Bên thuê như:

• Tên doanh nghiệp hoặc cá nhân
• Địa chỉ trụ sở
• Đại diện pháp luật
• Số điện thoại, email
• Mã số thuế, số đăng ký kinh doanh (nếu là tổ chức)

Đây là nền tảng xác định rõ chủ thể chịu trách nhiệm, đảm bảo tính minh bạch và tạo cơ sở pháp lý khi thực hiện các điều khoản tiếp theo.

>> Cập nhật: Báo giá thuê văn phòng ảo chi tiết với hơn 30+ tiện ích tại 6 quận trung tâm

Đối tượng và mục đích cho thuê

• Đối tượng: dịch vụ văn phòng ảo tại địa chỉ cụ thể (ghi đúng số nhà, đường, phường, quận).
• Mục đích: đăng ký kinh doanh, nhận thư, đặt bảng tên, sử dụng phòng họp, tiếp khách… tùy gói dịch vụ.

Việc trình bày chi tiết giúp hai bên hiểu đúng phạm vi dịch vụ, tránh phát sinh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.

Thời hạn thuê và gia hạn hợp đồng

• Ghi rõ ngày bắt đầu hiệu lực và thời hạn (theo tháng hoặc năm)
• Quy định về gia hạn: có tự động gia hạn hay không, báo trước bao lâu để gia hạn hoặc chấm dứt

Điều này giúp bên thuê chủ động về kế hoạch tài chính, đồng thời tạo thuận lợi cho bên cho thuê trong công tác quản lý địa chỉ và dịch vụ.

Giá thuê, chi phí đi kèm và các khoản phát sinh

Cần thể hiện rõ:

• Mức giá thuê theo tháng hoặc năm
• Chu kỳ thanh toán (tháng, quý, 6 tháng hoặc năm)
• Các chi phí phát sinh: phí đặt cọc, phí phòng họp vượt hạn mức, phí lễ tân ngoài giờ…
• Các dịch vụ đã bao gồm trong giá thuê (nếu có)

Đây là phần dễ phát sinh tranh chấp nhất, cần minh bạch tuyệt đối. Ghi rõ mọi loại phí để tránh hiểu lầm hoặc chi phí ẩn.

Phương thức và thời hạn thanh toán

• Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi rõ thông tin tài khoản Bên A.
• Hạn thanh toán (ví dụ: thanh toán trước ngày 05 hàng tháng).
• Số tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả.
• Quy định về chậm thanh toán và phạt chậm thanh toán.

Việc thể hiện chi tiết giúp đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra chính xác và đúng hạn.

Quyền và nghĩa vụ của hai bên

Bên cho thuê (Bên A):

• Cung cấp dịch vụ đúng thỏa thuận: biển hiệu, tiếp tân, nhận thư từ, phòng họp…
• Thông báo thư từ, bưu phẩm
• Quyền thu phí đầy đủ, quyền chấm dứt nếu bên thuê vi phạm điều khoản

Bên thuê (Bên B):

• Quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ kinh doanh
• Quyền hưởng tiện ích đi kèm theo gói đã chọn
• Nghĩa vụ thanh toán đúng hạn, tuân thủ nội quy và pháp luật
• Nghĩa vụ thông báo khi thay đổi thông tin doanh nghiệp (tên công ty, người đại diện…)

Đây là phần quan trọng nhất trong hợp đồng. Quy định rõ ràng sẽ giảm thiểu rủi ro và giữ quan hệ hợp tác ổn định.

Điều khoản chấm dứt và thanh lý hợp đồng

Cần đề cập:

• Các trường hợp chấm dứt: hết hạn, vi phạm hợp đồng, đơn phương chấm dứt
• Quy định báo trước: ví dụ 30 ngày bằng văn bản
• Hoàn phí hoặc không hoàn phí khi chấm dứt sớm
• Thủ tục thanh lý: tháo bảng tên, hoàn cọc, xóa địa chỉ đăng ký kinh doanh trong X ngày…

Chuẩn hóa quy trình chấm dứt hợp đồng để giải quyết văn minh, rõ ràng, tránh tranh chấp về nghĩa vụ.

Điều khoản giải quyết tranh chấp

Nếu xảy ra bất đồng, hai bên sẽ ưu tiên thương lượng và hòa giải trước khi đưa tranh chấp đến cơ quan có thẩm quyền như Tòa án tại địa phương quy định trong hợp đồng.

Việc xác định lộ trình xử lý ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro và tạo sự an tâm cho các bên trong quá trình hợp tác.

Hiệu lực hợp đồng và cam kết chung

• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký hoặc ngày được ghi rõ.
• Mọi bổ sung phải lập thành phụ lục có chữ ký hai bên.
• Hợp đồng lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý ngang nhau.
• Phần này khẳng định hai bên tuân thủ các điều khoản đã thống nhất và chỉ thay đổi khi có phụ lục ký kết bổ sung.

Chữ ký và đóng dấu

Hợp đồng cần chữ ký của đại diện có thẩm quyền của hai bên và đóng dấu (đối với tổ chức). Mỗi bên nên giữ một bản gốc để đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng. Đây là bước quan trọng để hoàn thiện hợp đồng và đảm bảo tính ràng buộc trong mọi giao dịch tiếp theo.

Các lưu ý khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo

Để quá trình hợp tác diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa rủi ro, cả bên cho thuê và bên thuê nên quan tâm đến các điểm quan trọng dưới đây trước khi đặt bút ký hợp đồng:

• Đọc kỹ toàn bộ điều khoản: kiểm tra phạm vi dịch vụ, chi phí, thời hạn, quyền và nghĩa vụ hai bên. Trao đổi lại nếu có nội dung chưa rõ hoặc thuật ngữ pháp lý khó hiểu.
• So sánh giá và gói dịch vụ: khảo sát nhiều đơn vị để biết mặt bằng giá. Chú ý các gói giá thấp bất thường vì có thể có chi phí ẩn hoặc tiện ích hạn chế.
• Lựa chọn thời hạn thuê phù hợp: thuê ngắn hạn khi cần linh hoạt, hoặc thuê dài hạn để được ưu đãi. Xác định rõ nhu cầu để tránh hợp đồng quá dài hoặc quá ngắn.
• Xác minh các dịch vụ đi kèm và giới hạn sử dụng: làm rõ quyền lợi như lễ tân nhận thư, chuyển tiếp bưu phẩm, số giờ phòng họp, thông báo khách đến, số điện thoại doanh nghiệp… và giới hạn mỗi tháng.
• Lưu ý vấn đề bảo mật: yêu cầu điều khoản bảo mật vì nhà cung cấp xử lý thư từ và cuộc gọi thay mặt doanh nghiệp.
• Kiểm tra điều khoản phạt và bồi thường: nắm rõ phạt chậm thanh toán, điều kiện chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm khi một bên vi phạm.
• Cân nhắc công chứng hợp đồng: không bắt buộc, nhưng có thể thực hiện nếu cần tăng tính ràng buộc hoặc hợp đồng có giá trị lớn.

Nếu bạn muốn xem hướng dẫn chi tiết hơn về cách chọn đơn vị uy tín, định lượng nhu cầu và tránh chi phí phát sinh, bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo.

Giải đáp những thắc mắc thường gặp

Khi thanh toán phí thuê văn phòng ảo cần lưu ý gì?

Người thuê cần xác định rõ các khoản phí gồm phí thuê, VAT, phí đặt cọc và mọi chi phí phát sinh khác. Việc thanh toán nên thực hiện đúng hạn để tránh phạt chậm trả hoặc gián đoạn dịch vụ. Ưu tiên chuyển khoản để có chứng từ xác nhận và luôn lưu giữ hóa đơn, biên nhận cho công tác kế toán và đối chiếu khi cần.

Cần chuẩn bị giấy tờ gì khi soạn hợp đồng thuê văn phòng ảo?

Bên thuê cần chuẩn bị giấy đăng ký kinh doanh, thông tin người đại diện pháp luật, mã số thuế và thông tin liên hệ để đưa vào hợp đồng. Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập, có thể dùng giấy tờ cá nhân của người đại diện (CCCD, địa chỉ liên  hệ) để tạm thời hoàn tất hợp đồng trước khi có giấy phép chính thức.

Bên cho thuê cần cung cấp thông tin pháp lý của đơn vị cung cấp dịch vụ, địa chỉ trụ sở và thông tin tài khoản thanh toán.

Văn phòng ảo thường bao gồm những tiện ích nào?

Thông thường, hợp đồng văn phòng ảo gồm các quyền lợi như địa chỉ đăng ký kinh doanh, bảng tên doanh nghiệp, lễ tân nhận thư và thông báo bưu phẩm, phòng họp theo giờ, chỗ ngồi tạm thời và tiện ích văn phòng khi sử dụng phòng họp. Một số đơn vị có thêm số điện thoại cố định, dịch vụ chuyển cuộc gọi hoặc hỗ trợ pháp lý cơ bản. Trước khi ký, người thuê nên kiểm tra danh sách tiện ích để bảo đảm phù hợp nhu cầu.

Nếu một bên vi phạm hợp đồng thì xử lý thế nào?

Hợp đồng thường quy định cơ chế xử lý vi phạm. Bên thuê chậm thanh toán có thể bị phạt lãi, tạm ngừng dịch vụ hoặc chấm dứt hợp đồng sau thời gian chậm nhất định. Nếu bên cho thuê không thực hiện đúng cam kết, bên thuê có thể yêu cầu bồi thường hoặc chấm dứt hợp đồng mà không chịu phạt. Việc thương lượng luôn được ưu tiên trước; nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết theo trình tự trọng tài hoặc tòa án tùy theo điều khoản đã

Một hợp đồng thuê văn phòng ảo được soạn thảo rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ một cách an toàn, hạn chế tranh chấp và đảm bảo trải nghiệm vận hành trọn vẹn

Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng văn phòng ảo tại TP.HCM và muốn tìm một đơn vị uy tín, A Space Office sẵn sàng đồng hành với các gói dịch vụ minh bạch, hợp đồng rõ ràng và hỗ trợ tận tâm.

Liên hệ hotline 0987260333 để được tư vấn chi tiết và chọn gói văn phòng ảo phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.